Perfekt sein  – oh ja, das ist einer meiner Lieblings-Zeitdiebe. Versuchen perfekt zu sein, das kann ich wirklich gut. Die Krux an der Sache: Perfekt sein klappt natürlich nie und unterm Strich macht es auch keinen Unterschied, ob ich eine Sache ganz perfekt erledige oder „nur“ wirklich gut.

Es hat lange gedauert, bis ich das verstanden hatte und ich tappe noch immer öfter mal in diese Zeitfresserfalle. Allerdings ist mir meine Neigung zum Perfektionismus inzwischen bewusst. So merke ich schneller, wenn ich mich mal wieder in unwichtigen Details verliere und kann gegensteuern.

Ich kenne auch noch ein paar andere Zeitfresser persönlich. Unten findest Du sie namentlich erwähnt. Bekommst Du auch immer mal Besuch von dem ein oder anderen Zeitdieb? Welcher ist Dein Lieblings-Zeitfresser?

11 typische Zeitfresser und wie Du Ihnen begegnest

Zettel und Listen sind was für Anfänger. Denn echte Profis haben natürlich alles im Kopf. Aber funktioniert das wirklich immer, oder macht vielleicht  eine Liste in der ein oder anderen Situation doch Sinn?

Egal ob es die Extrarunde im Supermarkt ist, weil die Butter nicht im Einkaufswagen liegt. Oder ob man vergisst auf dem Heimweg die Retoure vom Versandhaus bei der Post abzugeben. Immer müssen wir noch mal los und machen Wege doppelt. Das kostet Zeit.

„Dinge vergessen“ ist also ein wunderbarer Zeitdieb und macht obendrein noch schlechte Laune. Doch kaum ein Zeitdieb ist leichter in die Flucht zu schlagen. Also ran an Zettel und Stift, den beiden Wunderwaffen gegen das „Dinge  vergessen“.

Mal liegt der Espressokocher in der Schublade mit den Töpfen, oft im Schrank wo auch der Kaffee steht, aber meist steht er direkt zum Gebrauch oben auf dem Herd. Puh, das überfordert wohl selbst den stärksten Organisationsprofi. Suchen kann ganz schön viel Zeit fressen.

Zum Glück kann man dem Zeitfresser „Suchen“ ganz einfach den Gar ausmachen: Jedes Ding bekommt einfach seinen Platz. Und Dinge, die nur Platz belegen und sowieso nie gebraucht  werden, dürfen sich ein anderes Zuhause suchen.

Wenn Du also öfter mal Besuch vom Zeitdieb „Dinge suchen“ bekommst, dann fang doch gleich mal an, Deine Schubladen zu entrümpeln. Aber mach langsam, sich jeden Tag ein oder zwei Schubladen vorzunehmen führt leichter zum Ziel, als die ganze Küche in einer Megaaktion neu zu organisieren.

Hier noch ein Pünktchen, dort eine Schattierung einfügen… Und, hach ja, das Grün, ja also das Grün geht nun wirklich so nicht. Da müsste mindestens eine Nuance mehr gelb rein. Oder nein, doch lieber mehr weiß…

Wer öfter vom Zeitfresser „perfekt sein“ besucht wird, der kennt Situationen wie oben beschrieben sicher. Man findet immer noch etwas, was man irgendwie besser machen oder optimieren kann.

Die Frage ist nur: Sehen andere Menschen das auch? Weiß das wirklich jemand zu schätzen, dass wir unsere Arbeit perfekt machen? Oder besser gesagt, erkennen andere Menschen den Unterschied  zwischen perfekt und sehr gut?

Das Problem ist, dass der letzte Schliff und das „perfekt machen wollen“ einfach wahnsinnig viel Zeit kosten. Zeit, die man an anderer Stelle sicher gut gebrauchen kann.

Beim Zeitfresser „perfekt sein“ hilft es, in seiner Arbeit immer mal inne zu halten und zu überlegen, ob es wirklich notwendig ist, noch weiter daran zu feilen, oder ob es nicht eigentlich schon gut ist, so wie es ist.

Diesen Zeitdieb kennen sicher alle: Soziale Medien, Nachrichtenportale, Videoportale. Selbst nur mal kurz Nachrichten checken kann mal schnell eine halbe Stunde kosten.

Doch was tun gegen diesen Zeitdieb?

Was helfen kann ist, das Handy oder den Tablet weiter weg zu  lagern oder am besten aus dem Zimmer zu bringen. So ist man nicht ständig versucht, es wieder in die Hand zu nehmen.

Außerdem: Alle unwichtigen Push-Benachrichtigungen ausschalten.

Für Fortgeschrittene: Handy oder Tablet einfach mal für ein paar Stunden am Tag ausschalten. Gibt ein wahnsinnig befreiendes Gefühl.

„Schnell sein wollen“ als  Zeitdieb? Häh, was für ein Quatsch! Nein, kein Quatsch!

Schnell sein wollen kann sehr viel Zeit kosten. Zwar haben wir zunächst das Gefühl, mehr in weniger Zeit zu schaffen, auf den zweiten Blick ist diese Einschätzung aber trügerisch.

Machen wir immer schnell-schnell, schleichen sich mit ziemlicher Sicherheit Fehler ein.

Die Krux an der Sache: Fehler ausbügeln kostet in der Regel mehr Zeit, als es gleich richtig zu erledigen. Im schlimmsten Falle, machen wir alles noch mal, weil die husch-husch Variante mal einfach für die Tonne war.

Zu diesem Zeitfresser passen übrigens wunderbar meine Gedanken zum Thema „Slow Work“, welche Du hier nachlesen kannst.

Aktionismus oder überstürztes Handeln ist ein enger Verwandter des Zeitfressers „schnell machen wollen“. Hier steht allerdings mehr das Thema Geduld im Fokus.

Manchmal hilft es einfach nur Geduld zu haben, um ein Problem zu lösen. Einen Schritt zurücktreten, besonnen handeln.

Hier passt wunderbar der Spruch „Gras wächst auch nicht schneller, wenn man daran zieht“. Ganz im Gegenteil, verfangen wir uns im Aktionismus und handeln überstürzt, reißen wir das Gras am Ende ab und es dauert noch länger bis wir zum Ergebnis kommen.

Aber was hilft hier? Wenn Du dazu neigst, überstürzt zu handeln, gewöhne Dir an, eine Weile zu warten, bevor Du ins Handeln kommst. Es macht keinen Unterschied, ob eine E-Mail sofort oder in einer Stunde beantwortet wird. Am Telefon kannst Du den Gesprächspartner um Bedenkzeit bitten. Das gibt Dir Raum, Deine geplanten Aktivitäten zu überdenken und in  Dich hineinzuspüren, ob es das Richtige ist.

„Kannst Du mal schnell hier?“ oder „Kannst Du mal schnell dort?“. Wenn Deine Antwort auf diese beiden Fragen viel zu oft „Ja“ ist, dann hast Du sicher oft Besuch vom Zeitfresser „Es allen Recht machen wollen“.

Viel zu oft sagen wir übereilt zu, wenn jemand uns um etwas bittet. Das ist schön für denjenigen, aber unsere eigenen Dinge bleiben auf der Strecke. Uns fehlt die Zeit  vorne und hinten.

Vor allem, wenn wir immer „Ja“ sagen, werden wir auch öfter gefragt, Aufgaben für  andere zu übernehmen. Das ist ja so schön bequem.

Aber bequem hat ab sofort ausgedient, zumindest für die anderen. Denn wenn Du dem Zeitdieb „Es allen Recht machen wollen“ oft auf den Leim gehst, änderst Du ab sofort Deine Strategie. Bevor Du irgend etwas zusagst, bittest Du um Bedenkzeit, um Deinen Zeitplan zu prüfen.

Überlege dabei genau und in Ruhe, ob Du Dir wirklich die Zeit nehmen willst und kannst, die jeweilige Bitte zu erfüllen. Hast Du auch nur den geringsten Zweifel daran, dann sagst Du ab. Punkt.

Das ist übrigens nicht egoistisch, sondern purer Selbstschutz. Ich bin mir sicher, dass Dir das sofort in den Sinn gekommen ist, sofern Du anfällig für diesen Zeitdieb bist. 😉

Okay, ja klar, schon wieder sowas. Weniger Pausen fressen Zeit? Wie kann das denn sein?

Ganz einfach: Machen wir zu wenige Pausen, werden wir müde, unkonzentriert und träge. Tanken wir zwischendurch immer wieder auf, erhalten wir unser Energielevel und erledigen Dinge konzentrierter und schneller. Pausen zu vergessen kann also durchaus ein Zeitfresser sein.

Memo an Dich: Falls Du diesem Zeitfresser häufiger erliegst, immer wieder kurze Pausen machen und Kraft tanken. Das erhält das Energielevel und außerdem fühlst Du Dich besser.

Es gibt  Kollegen, die sind sehr geschickt darin, anderen ihre Arbeit aufzubürden. Typische Hinweise darauf sind Aussagen wie

• Wie geht das denn?
• Du kannst das doch viel besser als ich.
• Ist es nicht einfacher, wenn Du das schnell mitmachst?
• Ich habe heute Nachmittag einen wichtigen Termin und kann nicht länger bleiben, aber könntest Du…?

Fällst Du darauf öfter mal hinein, dann kannst Du diesem Zeitfresser mit einer Aufgabenliste entgegenwirken. Wie das gehen soll? Ganz einfach: Du schreibst Dir alle Aufgaben die Du an dem Tag erledigen willst und musst ganz genau auf. Solange diese noch nicht abgearbeitet sind, kannst Du immer sagen, „Sorry, schau her, meine Aufgabenliste ist noch so lang, ich kann Dir leider heute nicht helfen.“

Dies ist eigentlich kein richtiger Zeitdieb, fühlt sich aber so an. Meist nehmen wir uns viel zu viel vor und sind dann frustriert, wenn wir nicht alles geschafft haben.

Gegen diesen Zeitfalle hilft es, sich jeden Tag wirklich nur 3-4 wirklich wichtige Aufgaben vorzunehmen. Sollten diese dann doch schon schneller erledigt sein, kann man ja die Aufgabenliste ergänzen. Meist ist dies aber nicht nötig, da in der Regel sowieso noch unaufschiebbare Dinge im Laufe des Tages hinzukommen.

Also merke: Weniger ist mehr bei der Aufgabenplanung. Dann ist am Abend auch alles abgehakt und erledigt.

Angeblich können ja Frauen Multitasking und Männer nicht. Jedenfalls habe ich diese Aussage schon öfter gehört. Meiner Meinung nach ist das totaler Humbug. Man kann nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig gleich gut erledigen, egal welchem Geschlecht man angehört.

Wir können höchstens zwischen den Aufgaben gedanklich immer wieder hin und her wechseln. Das benötigt aber jedes Mal viel Rechenleistung unseres Oberstübchens und so wird man schneller müde und unkonzentriert.

Und wozu überhaupt? Wer hat sich das ausgedacht, dass man mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen muss? Warum geht das nicht nacheinander. Die eine Sache fertig machen und dann die nächste angehen?

Ich finde jedenfalls, dass man nacheinander seine Aufgaben insgesamt schneller erledigt und lasse das mit dem Multitasking lieber sein.