Mit Zeitblöcken Zeitbedarf realistisch planen

Viele Menschen sind frustriert, weil am Ende des Tages noch so viele Dinge unerledigt sind. Das Problem ist oft, dass man sich einfach viel mehr vornimmt, als überhaupt machbar ist. Mit einem Wochenplaner für den Tagesablauf, visualisierst Du den Zeitbedarf für Deine Aufgaben und erkennst ganz schnell, was geht und was nicht.

Vorteile der Arbeit mit Zeitblöcken

Ein Wochenplaner für den Tagesablauf arbeitet mit Zeitblöcken. Du legst von vorne herein fest, wie viel Zeit Du für eine Aufgabe zur Verfügung stellst. Diese Zeitplanungsmethode hat viele Vorteile:

Zeitblöcke setzen Grenzen

Wenn wir immer im Hinterkopf haben, dass  wir noch ganz viele Dinge erledigen müssen, sind wir oft unter Druck und fühlen uns gehetzt. Häufig hat das zur Folge, dass wir uns auf die aktuelle Aufgabe auch nur sehr schlecht konzentrieren können. So dauert alles auch noch viel länger.

Haben wir aber einen bestimmten Zeitrahmen für eine Aufgabe geblockt, wissen wir, dass wir uns in dieser Zeit voll und ganz nur darauf konzentrieren können. Mit gutem Gewissen und ganz entspannt.

Zeitblöcke helfen bei Perfektionismus

Das Setzen von Zeitblöcken hat gleichzeitig aber auch einen disziplinierenden Effekt. Neigen wir etwa zum Perfektionismus, wird eine Sache nie perfekt genug sein. Wir feilen  daran herum und finden immer noch eine  Kleinigkeit, die wir optimieren können.

Setzen wir uns allerdings einen Zeitrahmen für bestimmte Dinge, dann müssen wir irgendwann zum Schluss kommen, auch wenn es noch Kleinigkeiten zu verbessern und zu optimieren gibt.

Zeitblöcke verkürzen Besprechungen

Auch bei Besprechungen helfen festgesetzte Zeiten. Gerne verbeißt man sich in Dinge oder verzettelt sich in Diskussionen. Hat die Besprechung jedoch ein festgelegtes Ende, dann sind alle Teilnehmer angehalten, sich kurz zu fassen.

Am besten verkündet man gleich zu Beginn eines Meetings, welchen Zeitrahmen man dafür zur Verfügung hat. Zieht sich eine Besprechung doch in die Länge, kann man sie dann ggf. einfach verlassen.

Zeitblöcke helfen bei Aufschieberitis

Auch wenn eine Tätigkeit noch so viel Spaß macht, gibt es immer auch unangenehme Dinge zu erledigen. Gerne schieben wir solche Dinge vor uns her und haben dadurch ein andauernd schlechtes Gewissen.

Planen wir für solche Dinge feste Zeiten ein, sehen wir von vorne herein, dass die ungeliebte Sache in einer bestimmten Zeit erledigt ist und danach haben wir sie los. Das erleichtert ungemein und lässt den Berg schmelzen, den solche Dinge innerlich vor uns auftürmen.

Zeitblöcke verschaffen Pausen

Arbeiten wir einfach stur To Do Listen ab, vergessen wir oft Zeiten für Regeneration und Ausruhen. Abends fallen wir dann total fertig ins Bett. Fehlende Pausen mindern zudem die eigene Leistungsfähigkeit. Energie, die wir nicht tanken, können wir auch nicht für unsere Aufgaben einsetzen. Ohne Pausen werden wir langsam und unkonzentriert.

Planen wir hingegen mit Zeitblöcken, sehen wir sofort, wann eine Pause fällig ist. Pausen haben visuell damit den gleichen Stellenwert wie zu erledigende Aufgaben. Ist eine Pause in einem bestimmten Zeitfenster eingeplant, dann machen wir sie in der Regel auch. Danach kann es wieder fit und voller Tatendrang an die Arbeit gehen.

Zeitblöcke lassen Luft für Unvorhergesehenes

Auch wenn das erst einmal paradox klingt, so haben wir mit der Zeitblockmethode mehr Zeit, Unvorhergesehenes zu erledigen. Wir planen nämlich Zeit für solche Dinge einfach mit ein.

Auch wenn wir es gerne so hätten, können wir nicht alle Eventualitäten einplanen. Da fällt Dir siedend heiß ein, dass Du einen Abgabetermin für einen Antrag übersehen hast oder der PC macht mal wieder eine Stunde ungeplantes Update.

Haben wir in unseren Tag von vorne herein Pufferzeiten eingebaut, können wir ganz gelassen bleiben. Wir können dann nämlich nicht nur unsere Kernaufgaben erledigen, sondern haben auch ganz souverän Zeit, für die ungeplanten Dinge.

Mit dem lib-elle Wochenplaner für den Tagesablauf, organisierst Du Deine Zeitblöcke spielend

Der lib-elle Tagesplaner hilft Dir bei der Visualisierung Deiner Zeitblöcke. Die Einteilung erinnert Dich sogar daran, regelmäßig eine Pause einzulegen. Die unterschiedlich farbige Kennzeichnung der Tagesabschnitte erleichtert es Dir, den Überblick zu behalten.

Bist Du mit Deiner Planung fertig, kannst Du mit Hilfe der Checkliste am oberen Rand reflektieren, ob Du genügend Pufferzeiten, Pausenzeiten und Zeit für Dich eingeplant hast. Denn ohne Zeit für Regeneration laugen wir aus und verlieren über kurz oder lang unseren Spaß an der Sache.

So erhälst Du Deinen Zeitblöcke Planer zum Ausdrucken

1. Werde Mitglied auf unserer Landeplatz Downloadplattform.

2. Nach Bestellabschluss erhälst Du Zugang zu DeinemZeitblöcke Planer als Download und zu vielen anderen Werkzeugen und Tools für einen gelasseneren Alltag.

Dieses Gedankenspiel machte Katrin von lib-elle

Katrin ist Gründerin von lib-elle und selbst immer im Spagat zwischen Arbeit, Familie und sich selbst. Ihre Blogbeiträge handeln davon, wie es gelingt, jedem Lebensbereich den nötigen Raum zu geben. Aus diesen Erkenntnissen heraus entstehen auch die lib-elle Aufgabenplaner, Werkzeuge und Tools, die hier über die lib-elle Downloadplattform erhältlich sind.