Beim Tag planen kann man viele Fehler machen. Das Resultat: Häufig planen wir unseren Tag und sind am Ende trotzdem total gestresst und erschöpft. Beachten wir jedoch die vier folgenden Strategien, kann jeder Tag gleichzeitig entspannt und sehr produktiv werden.
Was bedeutet Tag planen eigentlich?
Bevor wir uns damit beschäftigen können, wie wir unseren Tag planen, sollten wir uns Gedanken darüber machen, was Planung eigentlich ist.
Folgendes habe ich bei Wikipedia gefunden:
Die Planung beschreibt die menschliche Fähigkeit oder Tätigkeit zur gedanklichen Vorwegnahme von Handlungsschritten, die zur Erreichung eines Zieles notwendig scheinen. Dabei entsteht ein Plan, gemeinhin als eine zeitlich geordnete Menge von Daten.
Alles klar also: Planen bedeutet, mir zu überlegen, was ich in Zukunft alles tun muss, um zum Ziel zu kommen.
Aber was ist eigentlich mein Ziel, wenn es darum geht, meinen Tag zu planen?
Was ist das Ziel beim Tag planen?
Dann lass uns doch mal überlegen, welche Ziele es alles geben könnte, wenn es darum geht den Tag zu planen. Folgende Dinge könnten eine Rolle spielen:
- Alle anstehenden wichtigen Aufgaben abarbeiten
- Entspannt durch den Tag kommen
- Pünktlich sein bei Terminen
- Raum für Freizeit und Erholung schaffen
Na das ist doch schon mal was. Dann können wir davon ausgehend ermitteln, worauf es ankommt beim Tag planen. Legen wir los:
Tagesplanung Ziel 1: Alle anstehenden wichtigen Aufgaben abarbeiten
Da steckt der wichtigste Punkt im Grunde schon drin: Wenn ich meinen Tag plane, darf ich mir wirklich nur die wichtigsten Aufgaben vornehmen. Eine klare Priorisierung ist also notwendig.
Häufig neigen wir bei der Tagesplanung dazu, einfach unsere To Do Liste von oben nach unten abzuarbeiten. Meist funktioniert das aber nicht, denn To Do Listen tendieren dazu einfach immer nur noch länger zu werden.
Ideal ist es daher mit einer Aufgabensammlung zu arbeiten. Dort werden alle To Do’s eingetragen. Anschließend bekommen die einzelnen Punkte eine Gewichtung in „kann“, „sollte“ und „muss“ Aufgaben.
Es wandern beim Tag planen also zunächst wirklich nur die „muss-Aufgaben“ in die Planung. Alles andere bleibt erst einmal in der Aufgabensammlung. So lassen sich Aufgaben ganz einfach priorisieren.
Tagesplanung Ziel 2: Entspannt durch den Tag kommen
Entspannt kommen wir dann durch den Tag, wenn wir beim Tag planen genügend Pufferzeiten berücksichtigen.
Wir können nun mal nicht zu 100% genau abschätzen, wie lange bestimmte Dinge dauern, bis sie erledigt sind. Außerdem kommen immer noch unvorhergesehen Dinge dazu. Die Einplanung von Pufferzeiten ist also beim Tag planen essentiell.
Idealerweise sollten wir Pufferzeiten auch schon direkt mit eintragen, wenn wir unseren Tag planen. Dann erscheinen diese Pufferzeiten gleichwertig mit Terminen und Aufgaben und erhalten somit für uns die gleiche Relevanz.
Sollten wir die Pufferzeiten dann mal doch nicht benötigen, können wir diese nutzen, um uns entweder Auszeiten zu gönnen oder auch mal eine „kann“ oder „sollte“ Aufgabe aus unserer Aufgabensammlung in Angriff zu nehmen.
Planen wir also Pufferzeiten ein, steigt die Wahrscheinlichkeit entspannt durch den Tag zu kommen.
Tagesplanung Ziel 3: Pünktlich bei Terminen sein
Termine tragen wir idealerweise immer als erstes ein, wenn wir unseren Tag planen. Denn dies sind an fixe Zeiten gebundene Ereignisse, die keinen Spielraum zulassen.
Als nächstes sollten wir uns überlegen, wie lange wir Vor- und Nachbereitungszeit benötigen für den Termin und diese dann gleich in die Tagesplanung eintragen.
Was sind Vor- und Nachbereitungszeiten? Das sind die Zeiten, die wir beispielsweise benötigen um zu dem Termin hinzufahren, uns vielleicht irgendwo anzumelden, das Auto zu parken oder vorher noch mal aufs Klo. Nach dem Termin das Gleiche: Zurück zum Arbeitsplatz oder nach Hause, noch mal aufs Klo, noch schnell ein Brot fürs Abendessen besorgen…
Planen wir diese Zeiten vor und nach Terminen mit ein, sollte das mit der Pünktlichkeit gut funktionieren.
Tagesplanung Ziel 4: Raum für Freizeit und Erholung schaffen
Mit Freizeit und Erholung beim Tag planen verhält es sich ähnlich wie mit den Pufferzeiten: Wir müssen diese Zeiten aktiv reservieren.
Oft gehen wir so vor, dass wir sagen, wir erledigen von unseren To Do’s so viel wie wir schaffen, und wenn dann noch Zeit ist, können wir die Dinge tun, die uns Spaß machen und für Erholung sorgen.
Allerdings haben wir in der Realität meist so viel zu tun, dass nie Zeit „übrig“ ist. Daher müssen wir Erholungszeiten einplanen. Das ist auch in Ordnung, richtig und wichtig so.
Wir können mit uns und unsere Gesundheit nicht immer auf Verschleiß fahren. Irgendwann sind die Akkus leer und die Energie aufgebraucht – dann sind wir total erschöpft oder gar krank.
Dem können wir nur vorbeugen, indem wir unsere Akkus immer wieder aufladen. Auch wenn es in unserer Leistungsgesellschaft verpönt ist, setzt sich doch immer mehr der Gedanke durch, dass Freizeit und Erholung genauso wichtig sind wie Arbeit und Produktivität. Schließlich sind wir ja keine Maschinen.
Also sollten wir keine Angst davor haben, Faulenzen, Freizeit und Entspannung den gleichen Stellenwert einzuräumen wie dem Abarbeiten von Pflichten und To Do’s. Unser Körper und unsere Gesundheit werden es uns langfristig danken.
Wichtig also beim Tag planen: Erholung und Freizeit von vorne herein mit in die Aufgaben- und Terminplanung eintragen.
Tag optimal nutzen: So wird es beim Tag planen ein produktiver Tag
Ein produktiver Tag ist für mich, wenn ich entspannt alle wichtigen Aufgaben erledigt habe, pünktlich zu allen Terminen erschienen bin und Zeit hatte für Ruhe, Erholung und Entspannung.
Mit den oben genannten Strategien gelingt mir persönlich das recht gut. Natürlich funktioniert nicht immer alles perfekt und reibungslos. Wenn ich aber meinen Tag gut plane, ist es sehr wahrscheinlich, dass es ein optimal genutzter und produktiver Tag wird.
Dieses Gedankenspiel machte Katrin von lib-elle
Katrin ist Gründerin von lib-elle und selbst immer im Spagat zwischen Arbeit, Familie und sich selbst. Ihre Blogbeiträge handeln davon, wie es gelingt, jedem Lebensbereich den nötigen Raum zu geben. Aus diesen Erkenntnissen heraus entstehen auch die lib-elle Aufgabenplaner, Werkzeuge und Tools, die hier über den lib-elle Shop erhältlich sind.