Aufgabenverwaltung: 3 einfache Fragen, die dich für immer von sinnlosen Aufgaben befreien

10.06.2020 09:04

Aufgabenverwaltung in 3 SchrittenEs gibt verschiedene Organisationsmethoden aus der Arbeitswelt, die Aufgaben in wichtig und dringend unterteilen. Das Problem ist jedoch, dass unser Gehirn oft nicht zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden kann. Wir empfehlen daher, eine dritte Frage in die Aufgabenverwaltung einfließen zu lassen? Welche das ist, erfährst Du in diesem Beitrag.

In drei Schritten sinnlose Aufgaben loswerden

Es prasseln täglich eine Unmenge an Aufgaben und Möglichkeiten auf uns ein. Wenn wir beginnen einfach alles von Anfang bis Ende abzuarbeiten, wird langfristig unsere Gesundheit darunter leiden. Es ist wichtig, jede Aufgabe zu prüfen und individuell zu bewerten. Das muss nicht lange dauern. Sobald Du geübt bist, erkennst Du relevante Aufgaben in Sekundenbruchteilen.

Wenn Du Deine Aufgaben planst, empfehlen wir Dir daher, Dich von folgenden 3 Fragen leiten zu lassen:

Aufgabenverwaltung sinnlose Aufgaben loswerden

1.    Was ist dringend zu erledigen?

Was dringend ist, muss erledigt werden. Entweder von Dir selbst oder Du delegierst die Aufgabe. Ist im Winter morgens im Büro die Heizung ausgefallen, solltest Du das unbedingt in Angriff nehmen, bevor Du Frostbeulen am ganzen Körper hast. Hat ein Kunde in dringendes Problem, sollte es in Deiner Zeitplanung unbedingt eine Lücke geben, damit Du ihm rasch helfen kannst.

Plane Dir also täglich Zeitpuffer für dringende Aufgaben ein. Auch für unvorhergesehene, denn unverhofft kommt oft.

Dringende Aufgaben lassen sich leicht erkennen, sie klopfen meist ziemlich lautstark an unsere Tür. Wir spüren die Dringlichkeit förmlich.

2.    Was ist wichtig?

Weniger leicht zu erkennen sind wichtige Aufgaben, oder vielmehr die unwichtigen Aufgaben. Wenn wir versuchen zu unterscheiden, was wichtig ist und was unwichtig, stehen wir immer wieder vor dem Problem, dass wir uns von kurzfristiger Leidensreduzierung leiten lassen.

Unser Körper ist immer im Überlebensmodus. Das hat uns die Natur so mitgegeben, damit wir in der Wildnis gut zurechtkommen. Als Jäger und Sammler reichte es, genügend zu essen für die nächsten paar Tage zu haben, oder kurzfristig vor dem Löwen wegzulaufen und sich zu verstecken. Das sind instinktive Verhaltensweisen, die uns noch immer prägen.

Essen und Trinken haben wir in unserer Gesellschaft jedoch in aller Regel ausreichend. Auch Löwen schauen recht selten an Deinem Arbeitsplatz vorbei. Vielmehr streben wir heute nach einem erfüllten und glückseligen Leben.

Wir stehen also vor der Herausforderung, wichtige und unwichtige Aufgaben zu erkennen und voneinander zu unterscheiden. Wir müssen sozusagen die angst- und gewohnheitsgetriebenen  Alltagstrott-Aufgaben identifizieren und elimieren.

So begegnen uns im Arbeitsalltag immer wieder Aufgaben, die wir glauben erledigen zu müssen, weil es sich eben so gehört oder weil wir meinen, dass das von uns erwartet wird. Dinge, die man eben so macht.

Oft handeln wir auch aus der Angst heraus. Vielleicht die Angst davor, eine Rüge vom Chef zu bekommen, oder die Angst, am Ende des Monats weniger Geld zu verdienen. Es könnte auch die Angst vor Ansehensverlust sein oder dass die Kollegen nicht mit Deiner Art die Dinge zu tun einverstanden sind. Oft lassen wir uns aus diesen Gründen von der Angst treiben und bleiben auf gewohnten (vermeintlich) sicheren Pfaden.

Angstaufgaben, die wir aus Gewohnheit erledigen, sind also Aufgaben, die uns wichtig erscheinen, uns aber langfristig nicht glücklich machen und somit zum großen Teil unwichtig sind.

Versuche also, herauszufinden, was Dir persönlich am Herzen liegt. Und stelle Dir die Frage danach, was Dir wichtig ist und vor allem was Dich glücklich macht. Unwichtige Alltagstrott-Aufgaben verlieren dann ganz schnell an Bedeutung.

3.    Was macht Dich glücklich?

Natürlich kannst Du Dein Leben im Modus des Funktionierens verbringen. Das heißt, Du tust einfach, was von außen an Dich herangetragen wird. Das ist in Ordnung, denn der Weg zu den Glücksaufgaben ist mit Anstrengung verbunden. Es ist zwar im Grunde ganz einfach, aber kein leichter Weg. Jeder muss also für sich selbst entscheiden, welchen Weg er gehen möchte.

Entscheidest Du Dich aber für den selbstbestimmten Weg in ein Leben das Dir entspricht, solltest Du die Frage danach, was Dich glücklich macht, unbedingt in Deine Aufgabenplanung und Aufgabenverwaltung einfließen lassen.

Dafür musst Du zunächst herausfinden, welche Art von Aufgaben ein Glücksgefühl in Dir auslöst. Was verursacht ein Kribbeln im Bauch, wenn Du es erledigst? Was löst in Dir ein Gefühl tiefster innerer Ruhe und Zufriedenheit aus?

Das sind Deine Glücksaufgaben. Für diese solltest Du Dir in Deiner Aufgabenplanung unbedingt feste Zeitblöcke einplanen. Denn ganz oft schreien die vermeintlich wichtigen Alltagstrott-Aufgaben gaaaanz laut nach uns. Nur wenn wir feste Zeiten für unsere Herzensprojekte haben, werden wir diese auch umsetzen und langfristig ein glücklicheres und erfüllteres Leben führen können.

So bringst Du mehr Glücksaufgaben in Deine Aufgabenverwaltung

Wenn Du bisher ein wenig bewusstes Leben geführt hast, hast Du vermutlich auch nur wenige Glücksaufgaben in Deiner Aufgabenverwaltung oder Aufgabenplanung. Vermutlich funktionierst Du in weiten Teilen Deines Lebens nur und erledigst die Dinge, die eben getan werden müssen.

Das ist vollkommen in Ordnung. Glücksaufgaben sind nicht von einem Tag auf den anderen in Deinem Leben. Vielmehr legst Du die Samen dafür und beobachtest, wie die zarten Pflänzchen langsam wachsen.

Du legst die Samen für Deine Glücksaufgaben indem Du Dir darüber Klarheit zu verschaffst, was Dich im Leben überhaupt glücklich macht.

Dafür solltest Du Dir ein großes Blatt Papier nehmen. Auf die eine Seite schreibst Du, was Du gerne machst und auf die andere Seite, was Du gut kannst.

Beobachte Dich auch in Deinem täglichen Leben. Was begeistert Dich, was tust Du gerne? Liebst Du es zu kochen? Liest Du gerne? Lernst Du gerne Neues? Fühlst Du Dich glücklich in der Natur?

Kannst Du gut reden? Oder vielleicht eher zuhören? Schreibst Du gerne? Bist Du technisch begabt? Kannst Du durch die Zähne pfeifen? Kannst Du gut erklären?

… was auch immer Du beobachtest, schreibe es auf!

Sobald Du so viele Punkte wie möglich gesammelt hast, leitest Du aus Deinen Fähigkeiten und aus dem was Dir Freude macht, Glücksaufgaben ab. Das wäre natürlich ideal im beruflichen Bereich, kann aber auch im privaten Bereich ein Hobby sein, welches Du zukünftig betreibst.

Dann schaue, wo Du in Deinem aktuellen Job Deine Glücksaufgaben einbringen kannst. Gibt es vielleicht Projekte, an Denen Du mitwirken kannst? Hast Du eine Idee, die Deiner Firma nützt und bei der Du gleichzeitig deine Glücksaufgaben erfüllen kannst? Könntest Du Verantwortlichkeiten tauschen, um mehr Raum für Deine Glücksaufgaben zu haben?

Besteht im Beruflichen absolut keine Möglichkeit Deine Glücksaufgaben einzubringen, dann versuche, sie im privaten Bereich zu Deinem Hobby zu machen. Lass die zarten Pflänzchen langsam wachsen. Wer weiß, was sich daraus ergibt. Jede noch so kleine Glücksaufgabe bereichert Dein Leben.

Glücksaufgaben planen mit den lib-elle Aufgabenplanern

Hälst Du etwas schriftlich fest, ist es verbindlich. Notiere also Deine Glücksaufgaben jeden Tag in Deiner Aufgabenverwaltung. Wenn Du das gerne auf Papier tust, dann helfen Dir vielleicht die lib-elle Berufsplaner. Dort findet jede Aufgabe ihren Raum. Zu den lib-elle Berufsplanern.


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