To Do Listen neigen bei den meisten Menschen dazu einfach nur länger zu werden, anstatt kürzer. Nur wenn man in der Lage ist, sich nur auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, kommt man bei seinen Vorhaben voran. Eine gute Tagesplan Vorlage setzt effektiv Prioritäten und hilft Dir, Zeit zu gewinnen.

„Setz Dir Prioritäten und arbeite sie nach und nach ab.“, tönt es immer wieder bei Zeitmanagement Schulungen. Leichter gesagt, als getan. Was soll an die erste Stelle, wo doch eigentlich alles gleich wichtig erscheint? Und im Laufe des Tages kommt noch Dies und Das dazu. Oh je, das Chaos ist vorprogrammiert.

Schluss mit dem Durcheinander. Sortiere mit einer geeigneten Tagesplan Vorlage Deine Aufgaben von „ultra-wichtig“ bis „nicht ganz so wichtig“. So kommst Du gelassener durch den Tag – und gewinnst wertvolle Zeit nur für Dich!

Wie Du mit einer Tagesplan Vorlage schnell und einfach Deinen Tag strukturierst – auch wenn Du chaotisch bist

Um ein Vorhaben umzusetzen oder ein Ziel zu erreichen, ist es essentiell, jeden Tag 3-4 wirklich wichtige Dinge abzuarbeiten. So kommst Du Deinem Ziel jeden Tag ein kleines Stückchen näher. Du gehst täglich ein kleines Stück Deines Weges, ohne dabei von der Fülle der Aufgaben erschlagen zu werden.

Meine Empfehlung ist daher, Deine Tagesplanung von Deiner To Do Liste oder Zielplanung zu trennen. Mit einer geeigneten Tagesplan Vorlage nimmst Du Dir jeden Tag wirklich nur das vor, was Du auch wirklich schaffen kannst. Das große Ganze behälst Du mit einem einer Aufgabensammlung im Auge.

Übertrage also jeden Tag maximal vier wirklich wichtige Dinge aus Deiner Aufgabensammlung oder von Deiner To Do Liste in Deine Tagesplanung. In einem zweiten Schritt übernimmst Du wichtige aber weniger dringende Aufgaben, die mit kleinem Aufwand erledigt werden können. Dies kann zum Beispiel das Öffnen der Post oder das Aufräumen Deines Schreibtisches sein.

Die beste Zeit für wirklich wichtige und dringliche Aufgaben ist morgens. Da bist Du am konzentriertesten. Routineaufgaben, kannst Du auf die Zeit nach dem Mittag legen. Da hat der Körper normalerweise ein natürliches Leistungstief. Am Nachmittag können viele Menschen dann noch mal so richtig aufdrehen. Auch hier ist eine gute Zeit für produktive Dinge.

Wie Du weniger Zeit mit Unwichtigem verbringst und stattdessen wirklich etwas erreichst

Wenn Du ein Projekt wirklich voran bringen möchtest, musst Du Zeitfresser Tätigkeiten ermitteln und eliminieren. Das gelingt am besten, indem Du Dich bei jeder Aufgabe fragst, ob sie wirklich wichtig oder wie dringlich sie ist:

• Dringlichkeit: Frage Dich, was passiert, wenn Du die Aufgabe erst später erledigst?
• Wichtigkeit: Bringt Dich die Aufgabe Deinem Ziel wirklich näher?

Mache Dir zu Beginn Deines Arbeitstages Gedanken darüber, was wirklich wichtig ist und zuerst erledigt werden muss – das kommt in der Tagesplan Vorlage an die erste Stelle der „A-Aufgaben“.

Achtung: Mehr als drei bis vier A-Aufgaben solltest Du Dir keinesfalls vornehmen. Was noch etwas warten kann, schiebst Du zu den „B-Aufgaben“.

50-60 Prozent der Dinge, die wir täglich tun, sind zwar dringend, aber eigentlich gar nicht so wichtig. Häufig sind dies Dinge, die von außen an uns herangetragen werden, wenn etwa ein Kollege mit einem Problem in der Tür steht.

Mit einer Tagesplan Vorlage, fällt es Dir viel leichter, die unwichtigen Dinge zu eliminieren. Dein Platz ist nämlich begrenzt. Wenn Du etwas hinzufügen möchtest, musst Du etwas anderes dafür streichen. Das diszipliniert!

Wie Du mit der Tagesplan Vorlage in 5 Minuten Deinen Tag organisierst

Trage in Deine Tagesplan Vorlage alles ein, was aktuell ansteht, zum Beispiel Termine, Mails, Telefonate und auch Privates. So hast Du alle wichtigen Termine auf einen Blick.

Denke aber auch hier daran, unwichtigen Terminen oder Telefonaten gar nicht erst einen Platz einzuräumen. Hier ist die Gefahr des Verzettelns besonders groß. Auch hier sollten die Prämissen Wichtigkeit und Dringlichkeit gelten. Schließlich möchtest Du in Deinen Projekten und Vorhaben vorankommen. Diese wenigen Minuten solltest Du täglich in Deine Tagesplanung investieren. Es lohnt sich!

Unser Tipp: Trage Dir Deinen Feierabend ein und zwar gleich zum Start Deines Arbeitstages – und halte ihn auch ein.

Verschoben ist nicht aufgehoben mit einer Tagesplan Vorlage

In einer Tagesplan Vorlage sollte auch ein Feld „für später“ eingebaut sein, falls Dir über den Tag wichtige Dinge unterkommen, kannst Du diese hier festhalten und Deinen Kopf davon befreien.