Aufgaben reduzieren – Mit diesen 4 Strategien, fokussierst Du Dich auf die wichtigen Dinge

16.09.2020 11:00

aufgaben reduzierenWenn wir uns mit unserem Arbeitspensum überfordert fühlen, liegt es oft nicht nur daran, dass wir tatsächlich so viel zu tun haben. Wir lassen uns auch gerne von anderen Dingen ablenken. Lies weiter, wenn Du erfahren möchtest, wo sich die gängigsten Quellen für Zusatzaufgaben verstecken.

1. Bitte nicht stören! (Störquellen abschalten)

Der Arbeitskollege, der nur kurz etwas klären möchte, der unerwartete Telefonanruf, die dringende E-Mail oder die kleinen Probleme der Kinder. All dies sind Faktoren, die uns von unserer eigentlichen Arbeit abhalten.

Ganz ohne Arbeitskollegen, E-Mails oder Telefonanrufe geht es nicht. Allerdings können wir diese Störquellen reduzieren.

Ein Teil des Problems ist, dass wir überschätzen, wie viel wir in einer bestimmten Zeit erledigen können. Wir planen für eine Tätigkeit, die 45 Minuten beansprucht nur 30 Minuten ein. Störquellen werden in der Regel gar nicht mit eingeplant. So sind wir am Abend unzufrieden, wenn wir unsere selbst gesteckten Ziele nicht erreicht haben.

Du solltest in Deiner Tagesplanung also auf jeden Fall Pufferzeiten einbauen. Dabei ist das Verhältnis zwischen geplanten Aufgaben und Pufferzeiten sehr individuell. Arbeitest Du beispielsweise als Assistenz, so wird es immer wieder zwischendurch dringende Aufgaben von Deiner Vorgesetzen abzuarbeiten geben. Bist Du eher im Projektmanagement oder hast Führungsaufgaben, arbeitest Du eher selbstbestimmt und benötigst weniger Pufferzeiten.

Grundsätzlich kann man sagen, je selbstbestimmter eine Tätigkeit ist, umso weniger Pufferzeiten muss man einplanen. Aber egal wie Dein Job aussieht, Pufferzeiten brauchst Du auf jeden Fall. Und wenn es nur zum Kaffeekochen oder für den Toilettengang ist.

Der zweite Teil des Problems sind die Störquellen im Allgemeinen. Zwar können wir in unseren Arbeitstag Pufferzeiten einbauen. Wenn diese aber 100% betragen, schaffen wir unsere Kernaufgaben in keinem Fall. Es ist also notwendig, Störquellen aufzuspüren und abzustellen.

In unserer heutigen multimedialen Zeit, sind wir es gewohnt, ständig verfügbar zu sein. Handynachrichten werden sofort gelesen und beantwortet. Eingehende E-Mails umgehend bearbeitet. Der Kollege, der in der Tür steht, möchte sofort Hilfe bei seinem Problem.

Handy und E-Mails lassen sich ganz leicht abstellen, indem Du die Benachrichtigungsfunktion Deines Handys abschaltest. Dein E-Mail Programm kannst Du schließen, nachdem Du alle E-Mails gelesen und bearbeitet hast. Oft hilft es auch hier schon viel, einfach die Benachrichtigungsfunktion abzustellen und nur dann E-Mails zu lesen, wenn Du dafür Zeit eingeplant hast.

Kollegen sind nicht so einfach „abzustellen“. Da muss eine andere Lösung her. Vermutlich müsst Ihr Euch da auch ein bisschen abstimmen. So könnte es im Großraumbüro zum Beispiel bedeuten, wenn jemand Kopfhörer auf hat, möchte er nicht gestört werden.

Hast Du einen eigenen Raum als Arbeitsplatz, könntet Ihr die Regel aufstellen, dass geschlossene Türen auch geschlossen bleiben. Ist die Tür offen, hast Du ein Ohr für Deine Kollegen.

Da ist ein bisschen Kreativität, Diplomatie und Fingerspitzengefühl gefragt. Aber wer weiß, vielleicht sind Deine Kollegen ja auch ganz froh, dass das Thema endlich mal jemand anspricht.

2. Unnötige E-Mails und Post reduzieren

Geht es Dir auch so, dass sich mit der Zeit immer mehr Newsletter und Werbebriefe in Deinem Postfach ansammeln? Wie gehst Du normalerweise damit um? Einfach löschen oder bei physischen Werbemailings ab in die Mülltonne?

Klar ist das in dem Moment das Einfachste. Es dauert nur ein paar Sekunden und die ungeliebte E-Mail ist gelöscht. Der uninteressante Katalog in kürzester Zeit in dem Papierkorb befördert. Warum also länger darüber nachdenken? Ganz einfach: Kleinvieh macht auch Mist!

Auch wenn es nur einen Augenblick dauert um auf löschen zu klicken, sind es doch viele kleine Augenblicke, die sich irgendwann zu einem Haufen Arbeit und Zeit ausweiten. Die nachhaltige Strategie ist, die ungeliebten Newsletter ein für alle mal abzubestellen. Es kostet Dich lediglich ein paar Sekunden mehr, den Abbestellbutton zu finden, als die Mail einfach zu löschen.

Du musst nun nicht sämtliche Newsletter und Kataloge abbestellen. Aber überlege, welche davon für Dich zum aktuellen Zeitpunkt wirklich einen Mehrwert und einen Nutzen haben. Den Rest kannst Du „aussortieren“.

Der nächste Faktor sind E-Mails mit automatisierten Benachrichtigungen. Gerade bei sozialen Netzwerken werden wir oft noch mal per E-Mail benachrichtigt, wenn ein neuer Kommentar gepostet wurde oder ein neues Video unseres Lieblingskanals online ist.

Diese E-Mails kosten zum einen Zeit, da Du sie lesen oder zumindest löschen musst. Zum anderen sind sie nur wieder eine zusätzliche Störquelle, da die Neugierde, wer denn da was gepostet hat leider oft siegt.

Gewöhne Dir an, auch diese Benachrichtigungen konsequent abzubestellen und feste Zeiten für Deine sozialen Kanäle einzuplanen. Es hindert Dich ja niemand daran, trotzdem mehrmals am Tag in Deine Accounts zu schauen, aber eben dann, wenn es Dir passt und nicht dann, wenn andere gerade Zeit zum Posten haben.

3. Gleichartige Aufgaben zeitlich bündeln

Das bringt uns schon zur nächsten Fokussierungsstrategie:

Bündel ab sofort ähnliche Aufgaben zu einem „Aufgabenblock“.

Machst Du Überweisungen immer so, wie die Rechnung reinkommen? Dann sammel in Zukunft ein paar Rechnungen und bearbeite das gebündelt. Natürlich nur, wenn die Zahlungsfristen das zulassen. Oder nimm Dir eine bestimmte Zeit, in der Du E-Mails beantwortest. Briefe verschickst Du nur einmal pro Woche, sofern möglich. Das spart Dir oft den Gang zum Briefkasten.

Auch beim Hausputz macht solch eine Strategie Sinn. Oft putzen wir Zimmer für Zimmer. Also in jedem Zimmer Staubsaugen, Böden Wischen, Aufräumen und Staubwischen. Du könntest aber auch erst überall Staubwischen, am nächsten Tag Staubsaugen und an einem dritten Tag nimmst Du Dir den Wischeiner zur Hand. Das senkt die Rüstzeiten, weil Du nicht jedes Mal in den Keller laufen musst um die Putzmittel zu holen. Außerdem geht uns eine Arbeit leichter von der Hand, wenn wir einmal „drin“ sind.

4. Gedanken und spontane Einfälle kanalisieren

Wenn Du ein Mensch bist, der immer viele Einfälle und Ideen hat, dann kennst Du das. Mitten in der Arbeit an einer Sache, hast Du eine wirklich gute Idee, die Du sofort verfolgen möchtest. Gleich mal eben schnell etwas nachschauen oder kurz recherchieren. Allerdings verliert man sich dann oft in der Recherche und bringt seine Tagesaufgabe nicht oder nur unzureichend zu Ende.

Abhilfe schafft ein Ideenbuch oder eine Aufgabensammlung. Schreibe Deine Einfälle einfach für später auf. So bekommst Du sie schnell aus dem Kopf, die Ideen bleiben aber dennoch bewahrt.

Außerdem kannst Du später noch mal ganz rational an die Sache rangehen und darüber entscheiden, ob diese Idee oder der Einfall Dich wirklich auf Deinem Weg oder in Deinem Projekt weiter bringen. Oft sind wir nämlich recht euphorisch bei neuen Ideen. Diese Euphorie kann jedoch die rationale Entscheidungskraft trüben. Wir neigen dann dazu, unsinnige Dinge zu verfolgen.

Wo verstecken sich Deine unnötigen Aufgaben?

Erkennst Du Dich in der ein oder anderen Sache wieder? Dann beobachte Dich mal in Deinem Alltag, an welchen Stellen Du für Dich Optimierungspotential siehst. Wenn man einmal mit offenen Augen durch seinen Alltag geht, werden ganz schnell Zeitfresser und unnötige Aufgaben entlarvt. Diese dann zu eliminieren ist meist ganz einfach. Nur entdecken musst Du sie erst einmal.


Katrin JachmannDieses Gedankenspiel machte Katrin von lib-elle

Katrin ist Gründerin von lib-elle und selbst immer im Spagat zwischen Arbeit, Familie und sich selbst. Ihre Blogbeiträge handeln davon, wie es gelingt, jedem Lebensbereich den nötigen Raum zu geben. Aus diesen Erkenntnissen heraus entstehen auch die lib-elle Aufgabenplaner, die hier im Shop erhältlich sind.


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